POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ANESMEDIC SINDICATO DE GREMIO, adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la técnica, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, todo ello, conforme a lo establecido por la legislación Colombiana de Protección de Datos de carácter personal.

La protección de datos y en general la política de tratamiento de datos personales de ANESMEDIC SINDICATO DE GREMIO busca establecer reglas, conductas y directrices que garanticen la privacidad de los datos que sean recolectados en desarrollo de su misión y naturaleza, el derecho de habeas data que puede generarse en sus titulares, así como el tratamiento que han de recibir, en el marco de los principios y acciones que en este documento se determinan para esta Asociación Sindical.

 

I. Identificación- Qué es ANESMEDIC

 

Es un sindicato de primer grado y gremial con Acta de Constitución No. 033 del 30 de agosto de 2.011, conformada por médicos especialistas que buscan generar y mantener buenas condiciones de trabajo para nuestros médicos especialistas afiliados, de manera autogestionaria, con autonomía, autodeterminación y autogobierno; que les permita el logro de sus objetivos de desarrollo personal , económicos y sociales, por ende su misión es representar y fortalecer el gremio de los médicos especialistas generando bienestar social, económico, laboral personal para los afiliados, buscando así un resultado óptimo en el desarrollo de su profesión, que se refleje en el mejoramiento de la calidad de vida en la comunidad.

Los datos institucionales de ANESMEDIC  son los siguientes:

  • Razón Social: ANESMEDIC SINDICATO DE GREMIO
  • Nit: 900.459.733-6
  • Domicilio: Neiva
  • Dirección: Calle 11 No. 16-51 Barrio Primero de Mayo
  • Teléfono: (608) – 8643522
  • WhatsApp: 3164679084
  • Correo electrónico: contactos@anesmedic.com

La dirección de nuestra web es: https://www.anesmedic.com.co

 

II. Derecho de Habeas Data para quienes se relacionen con ANESMEDIC

 

Cualquier persona que, en desarrollo de cualquier actividad, sea, laboral académica, administrativa o comercial de cualquier tipo, con carácter permanente u ocasional, suministre sus datos personales a ANESMEDIC, y éste actúe como responsable del tratamiento, podrá solicitar su actualización, rectificación, modificación o eliminación, en los términos de la Ley de Protección de Datos y de esta política.

Para el desarrollo de este derecho, ANESMEDIC asegura al dueño o titular el acceso a sus datos, previo reconocimiento de su identidad, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, los respectivos datos personales.

 

III. Definiciones según la ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Datos indispensables: Se entienden como indispensables como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión.
  • Datos indispensables obligatorios: Se entienden como indispensables y obligatorios aquellos datos personales de los titulares que siendo imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión, adicionalmente su reporte sea obligatorio a las entidades de control y vigilancia de la Educación Superior.
  • Datos opcionales: son aquellos datos que la ANESMEDIC requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, servicios comerciales, etc.
  • Ley de Protección de Datos: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

IV. Principios

 

La recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales por parte de ANESMEDIC se efectuará en desarrollo de los siguientes principios:

  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  2. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la ANESMEDIC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos sobre los que tenga la calidad de titular.
  3. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales deberá sujetarse a los límites que se derivan de su propia naturaleza y a los establecidos en la Ley de Protección de Datos.  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  4. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales se efectuará en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley de Protección de Datos vigente, y todas las demás normas que la complementen, adicionen, modifiquen y sustituyan.
  5. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que sean recolectados o recogidos por ANESMEDIC, atenderán a una finalidad legítima, por lo cual se informará al Titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
  6. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas vinculadas a ANESMEDIC, que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley de Protección de Datos.

Para todos los efectos, los datos personales contenidos en cualquier base de datos de la ANESMEDIC se considerarán como información reservada, sujeta a confidencialidad, la cual deberá mantenerse inclusive después de finalizada su relación o vínculo contractual.

 

V. Finalidades del Tratamiento

 

Previa autorización del titular, ANESMEDIC podrá recolectar, usar, tratar, almacenar, intercambiar, manejar o suprimir los datos personales de trabajadores, contratistas, interesados, clientes, proveedores, y demás personas que tengan o puedan llegar a tener un vínculo con Asociación para una, varias o todas de las siguientes finalidades enmarcados en el objeto social de ANESMEDIC

  • Proveer información o servicios institucionales derivados de la relación existente entre el Titular y ANESMEDIC.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.
  • Informar sobre cambios en programas o servicios de la agremiación
  • Evaluar la calidad de servicios ofrecidos
  • Desarrollar actividades de mercadeo, divulgación, comerciales o promocionales.
  • Efectuar estudios internos sobre mercadeo y/o investigación científica
  • Proveer información a instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional, en virtud de convenios de cooperación y solo para asuntos directamente relacionados con ANESMEDIC.
  • Responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

 

VI. Autorización del Titular

 

El Tratamiento de datos personales por parte de ANESMEDIC requerirá de la autorización previa e informada del Titular, salvo en los casos excepcionales previstos en la Ley de Protección de Datos mencionados en este aparte.

La autorización del Titular deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos, formularios, páginas web o cualquier otro mecanismo físico o tecnológico, incluso aquellos en que el consentimiento se otorgue vía clic o doble clic, etc. y deberá informar sobre la presente política, poniéndola a su disposición.

En todo caso, el medio de autorización, sea cual sea, deberá incluir el texto que se establece en los formatos anexos a la presente política, a partir de la fecha de su vigencia.

ANESMEDIC implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros físicos, electrónicos y/o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares para el tratamiento de sus datos personales.

Para los datos recopilados y almacenados con anterioridad a esta política, ANESMEDIC pedirá la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, informando al Titular sobre la presente política.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por ANESMEDIC en ejercicio de sus funciones legales.
  2. Información requerida a ANESMEDIC por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
  3. Información requerida a ANESMEDIC por orden judicial.
  4. Datos de naturaleza pública.
  5. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  6. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  7. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

VII. Aviso de privacidad

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, de acuerdo con el “Formato de Aviso de Privacidad”.

A través de este documento se informa al Titular sobre la identificación de ANESMEDIC y sus datos de contacto, la existencia de la presente política, la forma o mecanismos dispuestos para acceder a ella, sus derechos como Titular y los fines del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

VIII. Derechos del Titular de Datos Personales

 

En los eventos en que ANESMEDIC actúe como Responsable o Encargada del Tratamiento de datos personales, el titular de dichos datos tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a ANESMEDIC en su condición de Responsable o Encargada del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Previa solicitud escrita, ser informado por la ANESMEDIC, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.
  5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

IX. Deberes de ANESMEDIC

 

ANESMEDIC, como responsable del tratamiento, deberá,

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y los señalados en la presente política.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  4. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  5. Garantizar que la información del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información atendiendo a todas las novedades que se generen frente a los datos recopilados.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Titular y demás necesarios.
  8. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares e interesados en los términos de la ley.
  9. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto al tema.
  12. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, y para los fines previamente autorizados, de conformidad con lo previsto en la Ley de Protección de Datos.
  13. Al momento de solicitar al Titular la autorización, ANESMEDIC deberá informarle sobre:
  • La identificación de ANESMEDIC y sus datos de contacto
  • La existencia del presente documento de políticas.
  • El objetivo para el cual se recopilan sus datos y el tratamiento que se efectuará a los mismos.
  • El carácter facultativo de entregar sus datos, especialmente cuando estos sean datos sensibles o sean datos de menores de edad.
  • Los derechos que le asisten como Titular y los mecanismos con que cuanta para hacerlos efectivos.

14. Cumplir con los deberes especiales establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, cuando por su cuenta eventualmente exista un tercero Encargado del Tratamiento de los datos personales de sus bases de datos internas así:

I.  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

II. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

III. Comunicar al Encargado del Tratamiento cuando los datos personales suministrados hubieren sido rectificados.

IV.  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Protección de Datos.

V.  Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

VI. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

X. Tratamiento de datos sensibles

 

El tratamiento de datos sensibles se podrá efectuar única y exclusivamente cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, el representante legal del Titular deberá otorgar su autorización.

 

XI. Registro Nacional de bases de datos

 

El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

ANESMEDIC procederá de acuerdo con la Ley de Protección de Datos y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ANESMEDIC se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus normas internas, la facultad de mantener y catalogar como confidencial determinada información que repose en sus bases de datos, de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

 

XII. Consulta

 

Las consultas recibidas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

 

XIII. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la ANESMEDIC debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrá presentar un reclamo ante la institución por escrito mediante comunicación .

Los reclamos recibidos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

 

XIV. Supresión de Datos y Revocatoria de Autorización

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley de Protección de Datos y en esta política.
  • Hubieren dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se hubiere superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ANESMEDIC.

El titular también podrá revocar su autorización de tratamiento de datos personales, en cualquier momento, ya sea parcialmente sobre uno o varios de los fines expresamente autorizados, o de forma total sobre todos los fines autorizados.

El derecho a solicitar la supresión de datos personales no es absoluto. ANESMEDIC podrá negarse a efectuar la supresión de datos o a ejecutar la revocatoria de la autorización cuando:

  1. Se consideren datos indispensables o datos indispensables obligatorios
  2. ANESMEDIC tenga el deber legal o contractual de recopilarlos y efectuar su tratamiento.
  3. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones legales, persecución de delitos o sanciones disciplinarias o administrativas.
  4. La retención de datos del titular sea necesaria para responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales
  5. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; el orden o seguridad pública, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

XV. Vigencia

 

Esta política ha sido aprobada por la Junta Directiva y su actualización se da en Sesión No._JUNTA 07/2021_ y empezará a regir a partir de su publicación en la página web institucional.

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